Privacybeleid offerte-aanvraag.

AED Cleaning hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. Wij behandelen uw persoonsgegevens steeds zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met deze privacyverklaring, de Belgische privacywetgeving en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG).

Deze verklaring is specifiek voor de vier formulieren die u kan invullen via onze website: snelle offerte, wachtlijst pro-toegang, afspraak inplannen en dringende interventie. Wij verwerken alleen de gegevens die u in het specifieke formulier opgeeft.

1. Wie zijn wij

AED Cleaning, onderdeel van AED Facility Group, met zetel te Antwerpen, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Contact: info@aedcleaning.com.

2. Welke gegevens verzamelen wij — per formulier

Algemeen voor alle formulieren: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en — indien van toepassing — bedrijfsnaam. Daarnaast technische gegevens (IP-adres, browsertype) uitsluitend voor strikt-noodzakelijke functionele cookies.

• Snelle offerte: frequentie van schoonmaak, gewenste uren, planning-voorkeur (dagen, openingsuren, gewenste start-uur), postcode en optioneel foto's van de ruimte;
• Wachtlijst pro-toegang: functie, KBO-/BTW-nummer, website, motivatie waarvoor u toegang aanvraagt;
• Afspraak inplannen: gekozen type (bel · video · plaatsbezoek), voorkeur-datum/tijd, adres (bij plaatsbezoek), eventuele opmerking;
• Dringende interventie: urgentie-niveau, adres van de locatie, beschrijving van de situatie.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens

• het opmaken en versturen van een offerte op basis van uw aanvraag (snelle offerte);
• het beheren van de wachtlijst voor pro-toegang tot AED Calculatie;
• het plannen van een afspraak — telefoon, videocall of plaatsbezoek;
• het coördineren van een dringende interventie en het terugbellen op het opgegeven nummer;
• het uitvoeren van de schoonmaakopdracht na ondertekening;
• het naleven van wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaliteit, veiligheid).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor marketing of prospectie zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Geen doorverkoop van data — punt.

4. Bewaartermijn — per formulier

• Snelle offerte zonder vervolg: maximum 12 maanden na laatste contact;
• Wachtlijst-registraties: tot 24 maanden of tot u uitschrijft;
• Afspraak-aanvragen zonder vervolg: maximum 12 maanden;
• Dringende interventies zonder vervolg: maximum 24 maanden (veiligheidsdossier);
• Actieve klantendossiers: voor de duur van de overeenkomst plus 7 jaar (wettelijke boekhoudplicht);
• Technische logs: maximum 90 dagen.

5. Uw rechten (GDPR/AVG)

U heeft steeds het recht om:

• uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren of te laten verwijderen;
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gestructureerd formaat over te dragen;
• uw toestemming op elk moment in te trekken;
• klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Mail info@aedcleaning.com om uw rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen.

6. Beveiliging

Onze servers staan in de Europese Unie. Toegang tot uw gegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.

7. Doorgifte aan derden

• onderaannemers die in opdracht van AED Cleaning werken (steeds onder verwerkersovereenkomst);
• bevoegde overheden wanneer wettelijk verplicht;
• onze boekhouder voor de verwerking van uw factuur;
• externe sub-verwerkers (SaaS-leveranciers) voor planning, boekhouding, CRM, e-mail en infrastructuur — zie ons overzicht sub-verwerkers voor de actuele lijst, doeleinden en bewaartermijnen (GDPR Art. 28).

Bij een beveiligingsincident dat persoonsgegevens raakt, melden wij dit binnen 72 uur aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit conform GDPR Art. 33. Onze procedure is beschreven in ons incident-response-protocol.

8. Cookies

Onze website gebruikt enkel strikt-noodzakelijke functionele cookies om de werking van de site te garanderen. Geen tracking-cookies, geen advertentie-cookies, geen social-media-cookies zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

9. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Belangrijke wijzigingen communiceren wij actief via e-mail aan klanten en wachtlijst-registranten.

Laatste update: 2 mei 2026.